Всем привет, это снова Ксения Авдей. Сегодня тема моего письма — ваш календарь.

В ситуации перехода из одной роли в другую меняется наполнение вашего календаря. Поэтому важно проводить аудит своей активности: на что у меня сейчас уходит время и на что оно должно уходить, если я уже руководитель? Этот инструмент является универсальным для любой ситуации, когда важно пересобрать свою роль и понять, что вы занимаетесь реально важными для вас и компании задачами.

Для того, чтобы понимать, что важно изменить в распределении своего ресурса, нужно провести аудит календаря. Как провести аудит календаря за 15 минут?

1. Посчитайте количество часов, которые уходят на встречи. Выделите из них 10-20% тех, на которые вам пора перестать ходить в течение ближайших 3 месяцев и передать, например, другому свое место. Сам процесс подготовки человека для делегирования ему вашего присутствия может занять время. Поэтому не думайте про «отдать здесь и сейчас», лучше дайте себе внутренне реальный срок для спокойного перехода.

2. Посчитайте количество часов, которые остаются у вас за вычетом встреч. Берем классические 40 часов и вычитаем из них встречи. У вас получится количество часов, которое остается на работу. Проанализируйте, как вам такое количество? Нет ли перекоса в календаре по встречам? Риск перекоса обычно начинается тогда, когда встреч более 50%. Там нужно внимательно смотреть, что это за встречи и все ли нужны (см. пункт 1).

3. Проанализируйте, стоят ли в календаре ресурсные дела, которые помогают вам восстанавливаться в течение дня, недели. Вы не ослышались, ресурсные дела, типа обеда, кофе с коллегой, прогулки или ужина, можно и нужно заносить в календарь. Наша задача выстроить работу таким образом, чтобы в пятницу вы не умирали в конце рабочего дня, а чувствовали в себе ресурс провести хорошо выходные. Я задаю такой проверочный вопрос клиентам: «К концу рабочей недели какая усталость по субъективному ощущению от 0 до 10?». Желательно, чтобы она была 5-6, но не 10. Этому хорошо помогают ресурсные дела внутри вашего календаря. Если их нет, тогда можно составить для себя такой список и расставить их. Помните, что мы смотрим на календарь как на помогающий инструмент для жизни и работы. Полноценная жизнь не состоит только из работы.

4. Проанализируйте, есть ли в календаре слоты «на подумать», есть ли библиотечный день, когда встреч нет совсем (можно ставить раз в неделю, либо раз в 2 недели). Отрезки «на подумать» — это время для погружения в более сложные задачи, которые не решаются быстро. Это задачи, где нужно собрать материал, проанализировать, даже иногда просто посмотреть в окно, чтобы дать пространство для какого-то решения. Библиотечный день особенно важен людям, чья корпоративная культура подразумевает большое количество встреч (больше 50%). Нам нужны дни, когда мы просто работаем над другими задачами, собираем картинку воедино, да и просто отдыхаем от разговоров.

5. Проанализируйте, составлен ли календарь по вашим биоритмам. Например, я — жаворонок. Самые сложные задачи я могу решить с утра до 10-00. Поэтому мне важно рано ложиться и рано вставать, чтобы не пропустить свой первый пик активности. С 12-00 до 13-00 я бревно, которому сложно сконцентироваться, нужно ждать следующий пик активности. Я не ставлю встречи на утро, потому что мне важно в это время заниматься другими задачами, либо просто отдыхать (в некоторые дни я ставлю активную работу с 14-00, так как предыдущий день мог занять 12-14 рабочих часов). Вы можете какие-то дни подстроить под свою активность. Не обязательно делать это сразу по отношению ко всей неделе, но попробовать на паре-тройку дней точно стоит.

6. По итогу аудита можно попробовать составить 5 своих личных правил ведения календаря, которые для вас особенно важны и добавляют вам продуктивности. Так как для каждого человека работает свой метод, то можно читать об этом дополнительную литературу, чтобы набираться лайфхаков, работающих именно на вас.

Сам аудит займет не более 15 минут. Но сама перестройка будет длиться дольше. Любое небольшое изменение правил или внедрение нового — это примерно 2 месяца работы с календарем.

Проверочные вопросы по отношению к изменениям могут быть такими:

— У меня получается успевать важное?
— Я чувствую удовлетворение по итогу рабочей недели?
— К концу рабочей недели какая усталость по субъективному ощущению от 0 до 10? (помним, что лучше стремиться к 5-6)
— К концу рабочей недели моя тревожность по субъективному ощущению от 0 до 10? (тут лучше стремиться к оценки до 5)

В следующем письме мы продолжим говорить про важные составляющие работы с календарем. До встречи!